MODERNISEZ VOTRE PROCESSUS COMPTABLE

Au sein de votre cabinet comptable ou de votre service comptable

NOUS METTONSÀ VOTRE
DISPOSITION UNE
PLATEFORME DIGITALE

Simplifier et sécuriser la gestion de votre documentation
et de vos relations comptables

Digitalisez ladocumentation comptable

Le Cabinet (ou Service) Comptable abandonne peu à peu ses locaux d’archives, armoires, classeurs et tiroirs au profit d’un coffre-fort numérique. Les parties prenantes ont ainsi une vue unifiée et partagée de la documentation comptable, respectent les exigences réglementaires et réalisent des gains de productivité, sécurité et coût.

OPTIMISEZ LA RELATION COMPTABLE GRACE AU DIGITAL

Grace au digital, le Cabinet comptable optimise le dialogue avec ses clients en matière de production comptable, afin de gagner en productivité et réactivité, tout en renforçant la sécurité et la gouvernance de la relation. Plus de temps est libéré pour être consacré à des échanges sur des missions de conseil et d’accompagnement.

Gestion digitale de la documentation comptableCONTEXTE

Une pièce comptable est tout document représentatif d’une transaction commerciale ou financière. Sa conservation est une exigence :

  • Comptable : une trace écrite doit être conservée pour toute opération pour les besoins de suivi et de reproduction « sincère et fidèle » de l’activité
  • Fiscale : la pièce doit être conservée pendant 10 ans après la dernière opération, au format électronique ou non, pour répondre aux droits de contrôle, de communication ou d’enquête de l’administration
  • Légale : la trace a une valeur probante.

Les pièces comptables font partie de la documentation comptable de l’entreprise, qui comprend en plus :

  • Les comptes annuels (Bilan comptable, Compte de résultat, Annexe Comptable (Registre des immobilisations et des amortissements, Registre des actions, tableau des engagements financiers, tableau des créances et des dettes, tableau des variations de capitaux propres, tableau des filiales et des participations, etc.)),
  • Les livres comptables (Livre-Journal, Grand-Livre, Livre de paie, Livre d’inventaire, Registre des achats, Journal des recettes, etc.),
  • Les obligations particulières (Contrats de travail, Contrats Client, Contrats Fournisseur, Procès-verbaux d’assemblée générale, etc.).
Gestion digitale de la documentation comptablePROBLEMATIQUE

Votre entreprise :

  • Maintient plusieurs formats de documents (papier, électronique)
  • A du mal à rassembler tous les documents en un seul lieu
  • Doit souvent passer par le comptable (ou le service comptable) pour classer un document ou retrouver un document classé
  • Doit limiter l’espace physique occupé et autres ressources consommées (chemises, classeurs, tiroirs, armoires ou étagères, locaux d’archives) pour minimiser les coûts de conservation
  • Doit maîtriser le volume croissant des documents au fil des années
  • A du mal à garantir la disponibilité et l’intégrité physique (non-détérioration) des documents au fil du temps
  • A du mal à limiter l’exposition des documents conservés au risques de vol, divulgation non autorisée, perte, inondation, incendie, etc.
  • Ne peut pas toujours rechercher et trouver rapidement un document
  • N’est pas en mesure de partager, transporter ni exploiter aisément les documents conservés
Gestion digitale de la documentation comptableSOLUTION

Un espace de stockage virtuel en ligne (coffre-fort numérique) :

  • Doté de fonctions d'archivage incluant :
    • La gestion électronique de documents, notamment la classification, l'indexation, etc.
    • La prise en charge du contrôle d’accès, de l'interopérabilité, de la preuve, de la journalisation, etc.
  • Orienté métier comptable, avec :
    • Une organisation des répertoires bâtie autour de dossiers pour la comptabilité, le social, le fiscal, le juridique et la synthèse, conformes aux bonnes pratiques
    • La prise en charge de règles d'accès qui protègent les documents contre les accès non autorisés
    • Le support de la non-répudiation, pour ne modifier les factures émises que par l'émission d'un avoir
    • La mise à disposition d'outils de création ou d'import des documents (factures, avoirs, notes de frais, etc.)
Gestion digitale de la documentation comptableBENEFICE

Productivité

  • Vue consolidée des documents
  • Gestion historique améliorée
  • Localisation et recherche rapide
  • Réponses rapides aux demandes exigeant l'exploitation des documents conservés

Sécurité

  • Compte sécurisé et accessible à tout moment sur PC, tablette ou smartphone
  • Archivage et stockage sécurisés des documents
  • Partage et transport sécurisés des documents
  • Disponibilité permanente des documents
  • Intégrité considérablement renforcée
  • Réduction importante de l'exposition aux risques opérationnels
  • Confidentialité renforcée
  • Redondance contrôlée des documents

Economie

  • Réduction des coûts de conservation (classeurs, tiroirs, étagères, locaux d'archives)
  • Suppression des dépenses en impression (consommables)
  • Suppression de frais d’expédition ou de dépôt
Gestion digitale de la relation comptableCONTEXTE

La collaboration physique reste encore au cœur de la relation de travail entre le Cabinet comptable et ses clients ou entre le service comptable et les autres services internes.

Elle s’articule autour d’un cérémonial périodique qui permet de :

  • Dérouler les dernières opérations engagées
  • Remettre les pièces et documents comptables créés au cours de la période écoulée
  • Partager la synthèse des comptes de la période précédente
  • Bénéficier du regard du Cabinet Comptable ou du Service Comptable sur les actions en cours et de ses conseils sur les actions à engager
Gestion digitale de la relation comptablePROBLEMATIQUE

Dans ce contexte, la relation entre le comptable et le client (ou le service comptable et les autres services internes) est :

  • Matérialisée : une rencontre physique est nécessaire pour remettre les documents, souvent au format papier, dont les factures et autres notes de frais à comptabiliser
  • Planifiée : un rendez-vous périodique est convenu, dans les cas les plus organisés
  • Ponctuelle : le dialogue comptable ne s’effectue pas en continu, sauf urgence, mais à des moments plus ou moins bien déterminés
  • Chronophage : Le client ou le service interne concerné doit rassembler tous les documents avant le rendez-vous, ce qui peut exiger beaucoup de temps et d’organisation
  • Non gouvernée : Le dépôt des documents auprès du comptable ne précise pas, sinon rarement, le transfert de la responsabilité de conservation et de sécurité au comptable, ni les conditions de réalisation de ces opérations, ce qui dispenserait le client de prendre lui-même des dispositions similaires ou complémentaires
Gestion digitale de la relation comptableSOLUTION

Des utilitaires de dialogue

  • E-mail : Messages élaborés avec des réponses différées.
  • Chat : Messages courts attendant une réponse rapide et souvent interactive.

Ils viennent en complément du coffre-fort numérique et des utilitaires de gestion et de référencement.

Gestion digitale de la relation comptableBENEFICE

Productivité

  • Dialogue permanent (instantané ou non) avec le service ou le cabinet comptable
  • Dialogue asynchrone avec le service ou le cabinet comptable

Sécurité

  • Traçabilité des mails échangés
  • Traçabilité des posts échangés
  • Traçabilité des documents échangés
  • Traçabilité des actions effectuées

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